ניהול זמנים של מנהל פרויקטים

"אין לי זמן"

"אני מאחר"

"לא הספקתי"

"עוד לא נגעתי בזה"

אלה הם משפטים שכיחים בקרב לא מעט אנשים, בפרט אצל מנהלים רבים.

ניהול זמן הוא כינוי לאוסף שיטות ומיומנויות שנועדו לביצוע של תכנון ובקרה על משך הזמן המוקדש לפעילויות שונות.

ניהול הזמן מתייחס לעולם העבודה, אך לעיתים רבות משמעותו היא שיכלול גם פעילות אישיות כגון משימות שוטפות.

אני מאמין שמי שחושב ומודע לזמנים, מנהל אותם טוב יותר. כך לדוגמא:

דוגמא 1: אנחנו פעם בשבוע עורכים קניות בסופר. לרוב באותו מקום ובדר"כ באותה שעה. כמה זמן לוקח לערוך את הקניות? בדקתם פעם? 

יכול להיות שבמידה ותבדקו תראו שמסגרת הזמן של המשימה הזאת נעה בין 30 ל35 דקות. כך, מי שמודע לזמנים ולכמה זמן לוקח לו לערוך קניות יכול תמיד להעריך את ערך הזמן ביום שבוא הוא עורך קניות. אותו כנ"ל ל: כמה זמן לוקח לנסוע לקרוב משפחה, כמה זמן בממוצע עורך אימון כושר בקאנטרי ( נסיעה + הגעה החלפת בגדים + אימון + מקלחת + נסיעה חזרה הביתה )ואפילו כמה זמן לוקח מסוף ארוחת ערב להשכיב את הילדים לישון. 

המודעות הזאת לעניות דעתי, יוצרת אדם שמנהל את לוחות הזמנים שלו באופן איכותי יותר.

דוגמא 2: דוגמא לשני סוגי אנשים:

האחד: יקבע פגישה בשעה 9:00 במרכז תל אביב כאשר הוא מגיע מפתח תקווה ויאמין שבמידה ויצא בשעה 8:00 אזי הוא יגיע בזמן. לבסוף שזה יגיע לביצוע בפועל יצא הדבר שיגיע ב10:30 בעקבות הפקקים ולא רק שיאחר בשעה וחצי , גם לא יתקשר לעדכן על האיחור ולהתנצל עליו. בנוסף כל הבוקר שלו בוזבז וגם הרושם שהשאיר הוא של בנאדם לא אחראי ולא יעיל.

השני: ברוב המקרים האיש השני ( מנהל לוחות זמנים מופתי!!!) לא יקבע פגישה בשעה 9:00 בתל אביב. הוא ידחה את הפגישה לאמצע היום לשעה ללא פקקים וביום בו הוא בדיוק נמצא באזור תל אביב. אך במקרה שלא תהיה לו ברירה והפגישה אכן תתקיים בשעה 9:00 בתל אביב. האיש יצא בשעה 6:30/7:00 מהבית , יקדים ב20 דקות לערך , יגיע לפגישה כשהוא רגוע, ערני ולא מתוח והכי חשוב, דייקן!!!

בהיותי ילד, תמיד נורא הצחיק אותי שהגענו ראשונים לחתונות / מסיבות / מפגשים חברתיים. אבי תמיד היה מאוד מחויב לעצמו ולאנשים שקבע איתם , גם כשאלה לרוב לא הגיעו בזמן.

מה שהדהים אותי אצל אבי זו הדייקנות הבלתי נתפסת ( וזה עוד שלא היה WAZE… ), כל בוקר היה מתעורר בשעה 6:00 יוצא בדיוק ב 6:30 לעבודה. בשעה 7:00 פותח את המפעל ובסוף תמיד בול בזמן ב17:30 על השנייה נכנס הביתה. בחופש הגדול כשהייתי מתבגר ועבדתי עם אבי במפעל נוכחתי לראות את אבי ממתין פעמים רבות לאנשים שאיחרו , אך זה לא הפריע לו להמשיך לדייק. ללא ספק איש רציני ומנהל מצוין.

כשהתגייסתי לצבא- המפקד אמר לנו שזמנים זה קודש!!! אני הגבתי מלא מוטיבציה – חד משמעי!!! נענשתי על זה ב20 שכיבות שמיכה. אבל נהניתי מכל אחת ואחת.

כאשר הייתי מפקד פלוגה של טירונים בביסל"ש ( סמוך לאילת ). תמיד הענשתי בחומרה את המאחרים להגיע ביום א'. כששאלו אותי למה אני מחמיר בענישה? עניתי ש"אם אני יכול להגיע מנהריה בזמן , אז גם הם יכולים". 

ותמיד אני שואל- אם זאת הייתה טיסה לחו"ל- היית מאחר?… כנראה שלא.

עכשיו נעבור לפרקטיקה:

אני מודה, אני מאוד לא אוהב לשמוע משפטים כמו : לא הספקתי/ אין לי זמן וכו'… אני מעדיף לשמוע משפטים כמו : אם זה חשוב לך, יטופל במידי. או למתי אתה צריך את זה.. או – אכניס זאת לסדר עדיפות עליון ותקבל זאת בימים הקרובים.

בפרספקטיבה שלי – לוחות זמנים בונים לפי מטרות ותיעדוף, אדגים זאת באמצעות הטבלה של אייזנהאואר שאני מאוד מאמין בה:

TABLE1

הבסיס לניהול משימות ולוחות זמנים:

  • משימות שניתן להשלים תוך מספר דקות – לבצע מידי.
  • משימות שניתן להעביר לאדם אחר לביצוע – ניתן ורצוי בפרט שמבוצע מעקב לסגירת המעגל (ביזור). 
  • משימות שיש לבצע באופן אישי- יש לבצע רישום לביצוע שוטף.

ניהול זמנים בביצוע פרויקט:

  • שני הפרמטרים המרכזיים אשר יתרמו להצלחת הפרויקט: טיב ביצוע ועמידה בלוחות זמנים.
  • כשניגשים לפרויקט יש לבדוק מה המסגרת העקרונית של לוחות הזמנים?
  • מתי הפרויקט התחיל/מתחיל?
  • מתי הפרויקט מסתיים ( אכלוס/טופס 4 )?
  • מתי מפעילים ( מתי חשמל קבוע )?
  • מתי התזמון של הקבלני משנה מתאים מבחינה ביצועית?
  • מהם העוגנים בלוחות זמנים?
  • מה הלוז ע"פ חוזה?
  • לקבל את ה MS PROJECT- לאשר אותו ולהטמיע את לוחות הזמנים שלך

ms_project

ניהול שוטף במהלך ביצוע הפרויקט:

  • לבצע אחת לשבועיים "חיתוך מצב" בעיקר בהיבט לוחות זמנים "תכנון מול ביצוע".
  • לוחות זמנים משתנים וזה בסדר – אך מהם ההשפעות וההיבטים במישור לוחות הזמנים?
  • בבחירת קבלני המשנה וספקים יש לבדוק עמידה בלוחות זמנים .
  • יש להטמיע את לוחות הזמנים בחוזה או בהזמנת עבודה מול הספקים.
  • יש לפרק את הפרויקט לאזורים שונים כאשר כל אזור מקבל את לוח הזמנים שלו.
  • לבדוק משך ביצוע של קבלני משנה. לדוגמא- מרגע לקיחת מידות לתעלות פח : אספקה תוך שבוע. ביצוע תוך שבועיים . הגשת כמויות פח עד סוף החודש.
  • לנתח נקודות תורפה בלוחות זמנים. 
  • למנף כל שינוי בלוח הזמנים להצלחה.

איך מספיקים הכול ?!

ראשית , לא צריך להספיק הכול רק את המשימות הדחופות והחשובות לפי הטבלה המצורפת.

שנית , משימות מאתגרות ומעמיקות יש לקבוע ביומן תוך ראיה של כמה זמן אנחנו מעריכים שייקח לבצע את המשימה?

להכניס ביומן את כל העוגנים כגון ישיבות קבועות ומועדים קבועים שלך. לדוגמא – סיור קבוע בפרויקטים כל יום ג' פעם בשבועיים.

כל פגישה שנקבעת ביומן יש להגדיר את המטרות שלה ואת מסגרת הזמן שלה. ורצוי כמה שפחות משתתפים ע"מ שתהיה אפקטיבית.

לזכור בתכנון היומן את היבטי הנסיעות והגעה לפגישות ולהעריך אותם באופן ריאלי.

הלו"ז נתון לשינויים – זה בסדר אף רצוי לבצע בו שינויים מידי פעם והכי חשוב ללמוד משינויים.

אני מציע בתחילת יום לעבור על היומן , לקבוע יעדים לראות שהלוז הגיוני וישים.

ובסוף יום לבצע סיכום יום , עמידה ביעדים ובזמנים.

סיכום:

המון פעמים מתקשרים אלי מהפרויקטים ואומרים לי – " אתה מעכב אותי" או "אתה לא עומד בזמנים"

במקרים כאלה אני שואל בחזרה – " מהם לוחות זמנים?". ברוב המקרים אין תשובה ברורה, וכך ניתן לראות שמנהל הפרויקט לא מנהל אותם כראוי.

אני מאמין שכל הפרויקט יחד עם אזורים ספציפיים צריך להיות בתוך מסגרת של לוחות זמנים. בנוסף אני מאמין ששאילת שאלות נכונות חשובה וטובה יותר מתשובות נכונות ומתחכמות. שאלו הרבה:

  • מה אתה צריך ממני?
  • למתי אתה צריך את זה?
  • אם זה יהיה ביום X זה יהיה בסדר עבורך?

כמו כן הקפידו על:

ניהול יומן עבודה עם פירוט ותיאור משך העבודות עם פירוק לפי נושאים.

  • תכננו ובדקו את הלוחות זמנים שלכם.
  • כשנותנים לכם מועד לסיום עבודות – בדקו שהוא אפשרי ונכון.
  • כשאתם קובעים עם מישהו- הגיעו בזמן או הקדימו.

" ההוצאה היקרה ביותר היא איבוד זמן" תאופרסטוס

אשמח לתגובות.

אריק קלפון